Eine To Do Liste verhilft Ihnen zu mehr Produktivität. Sie ist nützlich, um in unserer schnelllebigen und komplexen Zeit die Dinge effizient zu regeln.
Lesen Sie in diesem Beitrag, welche Arten einer todo-list es gibt und wie diese effizient aufgebaut werden kann.
Die To-Do-Liste ist ein einfaches Mittel, um den Tages-, Wochen- und Monatsablauf effizient einzuteilen.
Sie wird heutzutage online und gern per App geführt, wenn möglich kann sie mit einer Erinnerungsfunktion versehen werden.
Der Vorteil einer To Do Liste ist die einfache Grundidee, die dahinter steht. Es handelt sich ganz simpel um eine Aneinanderreihung der zu erledigenden Aufgaben, die übersichtlich aufgelistet werden.
Das Modell der Todo Liste hat sich seit Unzeiten psychologisch bewährt, weil der Hinterkopf vom lästigen Gedanken befreit wird: Muss ich noch was erledigen?
Das ist überflüssig, wenn ein Blick auf die To Do Liste für die Antwort genügt. Ihr Sinn besteht im Selbstmanagement.
Die anstehenden Aufgaben werden zunächst gesammelt, danach gewichtet und entweder nach dem Zeitplan oder nach Relevanz sortiert. Im Prinzip ist beides wichtig, doch im Gegensatz zum Terminplan ist bei der To Do Liste die Relevanz bedeutsamer.
Ihr Einbezug funktioniert freilich nur, wenn der genaue Zeitablauf für eine zu erledigende Aufgabe nicht überragend wichtig ist. Ein einfaches Beispiel:
Wenn Sie früh um 08.30 h im Büro sein müssen, heute aber auch noch einen wichtigen Gegenstand einkaufen wollen, dann geht das Büro zeitlich natürlich vor – es sei denn, sie könnten den Einkauf schon weit vor 08.00 h erledigen.
Das bedeutet: Das Phänomen der Zeitgebundenheit oder Zeitungebundenheit von Aufgaben ist beim Erstellen einer Liste unbedingt zu beachten. Dennoch bleibt sie als Mittel simpel, um den Arbeitsaufwand des Tages, der Woche und des Monats richtig abzuschätzen und zu sehen, was schon erledigt wurde.
Diese simple Auflistung zeigt zudem sehr schnell, was am laufenden Tag noch zu schaffen ist. Das vermeidet Überlastung ebenso wie Unterforderung.
Eine To Do Liste ist damit:
Eine to-do-list gibt es als Excel-Tabelle und Wegwerfzettel, als Einkaufsliste, als App und Softwareprogramm mit Cloud-Ablage. Das sind quasi die physischen Formen, doch auch hinsichtlich der Gestaltung lässt diese Liste mehrere Möglichkeiten zu. Mit diesen wollen wir uns näher befassen:
Die einfache Liste besteht idealerweise aus einer zweispaltigen Tabelle, im Notfall genügt sogar eine Spalte. Bei der zweispaltigen Tabelle werden links die Aufgaben und rechts die Deadline eingetragen. Bis zu dieser ist die Aufgabe zu erledigen. Damit gibt die rechte Spalte die Priorität vor: Zeitnähere Aufgaben kommen weiter oben auf die Liste:
Erledigte Aufgaben werden einfach abgehakt.
Bei dieser Liste kommt zwischen die Aufgaben und die Deadline eine dritte Spalte, in die der voraussichtliche Zeitaufwand eingetragen wird. Im Projektmanagement ist das unerlässlich:
Ein Zeitpuffer zwischen Aufwand/Zeit und Deadline ist immer zu empfehlen.
In eine komplexe To-Do-List tragen Sie zusätzliche Faktoren ein. In bestimmten Fällen müssen professionelle Listen so aussehen:
Auch wenn das Schreiben auf Papier etwas antiquiert wirkt: Manche Menschen fühlen sich damit einfach am wohlsten.
Wenn Sie zu diesen Personen gehören, dann bleiben Sie beim Papier. Das Schreiben auf Papier trainiert durchaus das Gedächtnis.
Die Mehrheit der heute Berufstätigen nutzt allerdings für ihre ToDo Liste den Computer und speichert die Liste am besten in der Cloud. Damit ist sie auch mit dem Smartphone oder Bürorechner aufzurufen.
Auch für die digitale Speicherung einer to-do-list gibt es mehrere Möglichkeiten und Programme. Schauen Sie sich einmal im App Store um: Vielleicht gefällt Ihnen eine sog. To Do Listen App am besten.
Am Abend nach einem Tag voller Aufgaben und Termine wissen Sie am besten, was Ihnen unter den Nägeln brennt. Das ist der richtige Moment, um eine To-Do-Liste zu erstellen.
Morgens im Büro warten schon die nächsten Aufgaben, dabei würde auf der Liste leicht etwas vergessen. Mit dem Erstellen einer Abendliste gehen Sie beruhigt ins Bett.
Diese Ruhe dient als Vorbereitung auf den nächsten, bereits gut geplanten Tag. Das Gefühl hingegen, etwas nicht vergessen zu dürfen, führt zu Schlaflosigkeit. Die Liste am Abend bewahrt Sie davor.
Viele Menschen beklagen sich, dass ihre To Do Liste viel zu lang ist. Das ist kein Wunder, wenn darauf allerlei selbstverständliche Kleinigkeiten stehen.
Dass Sie Lebensmittel einkaufen müssen, brauchen Sie wirklich nicht auf die Liste zu setzen. Der leere Kühlschrank wird sie schon daran erinnern. Dasselbe betrifft die meisten beruflichen Routineaufgaben. Diese gehören auf keine To Do Liste, sie verstopfen diese nur.
Es geht um die Strategie, die wirklich wichtigen Dinge zu notieren, die Sie sonst vergessen könnten. Wenn es sich um zeitnahe Aufgaben handelt, die Sie in weniger als 5 bis 7 Minuten erledigen können, dann arbeiten Sie diese lieber sofort ab.
Eine To Do Liste ist eine To Do Liste, ein Kalender ist ein Kalender. Vermischen Sie beides nicht. Die Liste hat nicht umsonst eine Deadline für jede Aufgabe.
Sie müssen die Aufgabe bis zum Verstreichen der Deadline erledigt haben, aber nicht zu einem bestimmten Termin. Damit unterscheiden sich die ToDo Listen- und die Kalenderfunktion grundlegend.
Sie dürfen auf einer To Do Liste auch Aufgaben vertauschen, wenn das vom Ablauf her einfach praktisch ist. Damit kommen wir zur
Auf einer To-Do-List stehen Aufgaben, die sich vielleicht von selbst erledigen, wie zum Beispiel:
Ich muss den Chef an das Meeting nächste Woche erinnern, falls er nicht selbst daran denkt. Nun, der Chef hat daran gedacht und schlägt Ihnen im Verlaufe des Vormittags vor, dass Sie bei diesem Meeting Ihr neues Projekt vorstellen.
Genau das war Ihr Plan.
Damit entfällt dieser Punkt auf der Liste, die ohnehin nicht in Stein gemeißelt ist. Etwas anderes erhält nun eine höhere Priorität.
An dieser Stelle entfalten übrigens digitale-do-Listen ihre Vorteile, denn sie lassen sich sehr leicht anpassen und bleiben dabei übersichtlich. Auf Papier entsteht dann schnell Chaos.
Viele Experten empfehlen, nur für einen Tag die Aufgaben zu notieren.
Es können auch eine Woche oder ein Monat sein, selbst ein Jahr wäre denkbar. Doch das wird schnell unübersichtlich, zumal sich die Prioritäten immer mehr ändern, je mehr Zeit vergangen ist.
Idealerweise führen Sie eine To Do Liste für einen Tag und haben damit die Aufgaben klar vor Ihren Augen. Es ergibt sich ein Tagesziel, dessen Erfüllung Sie zufriedenstellt.
Allerdings werden Sie bei so einer Vorgehensweise befürchten, weiter entfernte Aufgaben aus dem Blickfeld zu verlieren.
Das ist kein Problem: Terminieren Sie sich im Kalender das Erstellen einer zeitnahen To-Do-List für diese Aufgaben einige Tage vor dem Termin, zu welchem sie in etwa fällig werden. Sie können dabei die finale Deadline und den Zeitpunkt des Beginnens eintragen.
Hier lohnt sich die Erinnerungsfunktion.
Unterteilen Sie die großen Aufgaben, machen Sie daraus kleinere Unteraufgaben. Damit erstellen Sie Ihren Fahrplan mit einzelnen Schritten, die zur Erreichung Ihrer Ziele notwendig sind.
Ein wichtiger psychologischer Effekt des Herunterbrechens ist das Gefühl, wieder etwas erledigt zu haben. Die Teilaufgaben haken Sie selbstverständlich ab.
Tags sind Schlagwörter, die unbedingt in eine digitale-do-Liste gehören. Sie können damit nämlich nach einer Aufgabe suchen.
Es schwebt Ihnen im Hinterkopf, dass diese oder jene Aufgabe bis zu einer bestimmten Deadline zu erledigen war, doch wann war dieser Zeitpunkt?
Mit einem Tag finden Sie die Aufgabe und damit die Deadline. Die gesamte ToDo Liste wird damit übersichtlicher und vor allem viel leichter zu handhaben. Schlagwörter können beispielsweise die Namen von Projekten sein.
Auch eine Trennung in Projekt- und Verwaltungsarbeit ist denkbar.
Eine jede To-Do-Liste hat die Funktion, Aufgaben zu gewichten. Doch wie richten Sie das ein?
Normalerweise gibt schon die Auflistung von oben nach unten die Priorität vor, doch wie wir alle wissen, gibt es keine Priorität von 1 bis 10, denn viele Aufgaben sind ähnlich wichtig (oder minderschwer wichtig oder gar nicht so wichtig).
Ein wenig genauer und übersichtlicher funktioniert die Gewichtung mit der ABC-Methode.
Dabei verleihen Sie:
Letztere können Sie unter Umständen delegieren oder gar verwerfen, manchmal übertragen Sie diese auch auf kommende Tage.
Kategorien können Aufgaben im Büro und daheim, für den Beruf, die Familie oder das Hobby, mit oder ohne Feedback von Beteiligten sowie mit oder ohne (oder mit wenig) finanziellem Einsatz bzw. Gewinn sein.
Die Kategorisierung verschafft Ihnen einen völlig neuen Blick auf Ihre To Do Liste:
Plötzlich ergeben sich neue Prioritäten.
So werden Sie feststellen, dass die Aufgabe für das Hobby, bei dem Sie Geld ausgeben, wesentlich unwichtiger ist als die Aufgabe im Beruf, bei der Sie viel Geld verdienen können.
Ja, das Hobby ist natürlich auch wichtig. Es brennt Ihnen unter den Nägeln, endlich das neue Sonar für das Segelboot zu kaufen, denn der Törn steht schon im nächsten Monat an.
Doch ist es nicht doch wichtiger, den Großauftrag endlich abzuschließen, für den der Kunde nur noch wenige Zuarbeiten verlangt hat?
Auch eine digitale To Do Liste können Sie farblich markieren. Damit können Sie die Kategorien und/oder die Gewichtung hervorheben (es geht auch beides gleichzeitig mit Haupt- und Hintergrundfarbe).
Im sehr hektischen Alltag nehmen wir vielfach Informationen in weniger als einer Sekunde auf. Die Farben in der To-Do-List sind dabei ungemein nützlich.
Ein Tool zur farblichen Gestaltung bietet z.B. das Programm von Trello. [die Trello-App]
Vielen Menschen erscheinen ihre To-Do-Listen zu komplex. Das wäre kein Wunder, wenn jemand alle unsere Hinweise inklusive farblicher Markierung und Kategorisierung berücksichtigt.
Doch die Liste lässt sich auch wieder vereinfachen. Nutzen Sie hierfür die 3 Gesetze der Simplizität:
Wenn Sie wirklich das Gefühl haben, dass Sie sich permanent zu viel vornehmen, dann erstellen Sie einmal eine Not-To-Do-Liste.
Das verlangt sehr viel Disziplin (denn die Not-To-Do-Liste müssen sie trotzdem abarbeiten), doch es lehrt Sie, sich von einem schädlichen Perfektionismus zu befreien und Beliebtheitswettbewerben sowie Übereifer zu entgehen.
Wir werden nicht immer besser, wenn wir schneller und härter arbeiten. Manchmal werden wir dabei sogar schlechter.
Diese Listen für das alltägliche Selbstmanagement basieren auf dem Zeigarnik-Effekt nach der russischen Psychologin Bljuma Zeigarnik, die diesen schon 1927 beschrieb.
Sie hatte auf einer Dienstfahrt nach Berlin in einem Café einen Kellner beobachtet, der sich mühelos zahllose Bestellungen ohne Notiz merkte, sie der Reihe nach abarbeitete, sie danach aber sofort vergaß.
Sein Gedächtnis funktionierte phänomenal: Es merkte sich nur die unerledigten Aufgaben und strich die erledigten zwecks Entlastung sofort.
Bljuma Zeigarnik führte noch in Berlin ein Experiment mit 164 Probanden durch und wies den Effekt anhand der Erledigung von verschiedenen Aufgaben nach:
Einige der Aufgaben durften die Probanden vollenden, bei anderen wurden sie von der Psychologin bewusst unterbrochen.
Genau an diese erinnerten sie sich danach messerscharf.
Viel später im 20. Jahrhundert wurden die Zeigarnik-Experimente an der University of Florida fortgeführt, wobei die amerikanischen Wissenschaftler nachweisen konnten, dass unerledigte Aufgaben das Gedächtnis und die Kreativität auch in Bezug auf andere Aufgaben schwer stören.
Das Unerledigte schwirrt uns im Kopf herum und hemmt uns beim Denken.
Genau aus diesem Grund sind Listen zur Erinnerung so wichtig.
Die US-Forscher konnten sogar beweisen, dass uns diese entlasten und wir damit auch Unerledigtes wieder “verkraften”, also anderen Aufgaben trotz der noch offenen Probleme nachgehen können – Hauptsache, diese stehen auf einer ToDo Liste.
Lesen Sie alles darüber in unserem ->> E-Book <<-
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