Bei der Termin- und Aufgabenplanung erfüllen Erinnerungstools eine wichtige Funktion. Mithilfe unterschiedlicher Maßnahmen, die von Kalendern mit Stecknadeln, Zetteln und Notizbüchern bis zur elektronischen Terminüberwachung reichen, kannst du sicherstellen, dass du deine Termine immer im Blick hast und nichts vergisst. In Büro und Verwaltung werden häufig Terminkalender geführt, um interne und externe Meetings, Besuche von Geschäftspartnern und Kunden zu dokumentieren und im Voraus zu planen.
Die Terminplanung zählt zu den klassischen Aufgaben jeder Sekretärin. Dabei darf nichts in Vergessenheit geraten. Die Terminüberwachung nimmt deshalb viel Zeit in Anspruch. Um die Produktivität deines Unternehmens zu erhöhen, kannst du gezielt spezielle Erinnerungstools einsetzen, damit du automatisch über anstehende Termine und Verabredungen informiert wirst.
In einem Unternehmen sind häufig eine Vielzahl unterschiedlicher Terminen zu verwalten. Manchmal ändert sich eine Verabredung kurzfristig oder wird durch ein anderes Meeting ersetzt. Computersysteme wie Outlook erinnern akustisch und optisch an die zuvor im System eingepflegten Termine. Zur Eventplanung werden meistens Terminkalender verwendet, auf denen Aufgaben und Termine in unterschiedlichen Farben dargestellt und wichtige Ereignisse zusätzlich markiert werden. Um die Organisationsaufgaben im Sekretariat zu vereinfachen, benötigst du effiziente Hilfsmittel. Mit einer guten Organisation, zu der auch die Erinnerung an Termine zählt, kannst du die Produktivität deines Unternehmens erhöhen. Im privaten Bereich sind Erinnerungstools ebenfalls eine gute Unterstützung, die dir dabei helfen, kein wichtiges Ereignis oder eine persönliche Verabredung zu vergessen. Dabei kannst du dich auf die Erinnerungsfunktion verlassen und hast mehr Zeit, um dich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Moderne Erinnerungstools tragen deshalb erheblich zur Zeit- und Kostenersparnis bei. Welches elektronische Hilfsmittel am besten geeignet ist, hängt von der Struktur deines Unternehmens oder von deinem persönlichen Bedarf ab. Falls du bisher einfache To-do-Listen geführt hast, um Aufgaben und Termine zu verwalten, solltest du dich über die neuen elektronischen Methoden informieren, die dir die Arbeit erleichtern können und den Arbeitsfluss am Laufen halten.
Häufig bieten moderne Computersysteme auch die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren und hinsichtlich ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Die automatische Erinnerungsfunktion ist ein wichtiges Entscheidungskriterium bei der Auswahl eines elektronischen Terminplaners. Neben Outlook gibt es zahlreiche weitere Tools, die über diese wichtige Funktion verfügen. Vor der Entscheidung für ein bestimmtes System solltest du überlegen, was du von der Erinnerungsfunktion erwartest und wie du das Erinnerungstool am besten nutzen kannst, um deine Produktivität zu erhöhen.
Alle Termine und Aufgaben im Blick zu behalten, wird heutzutage immer schwieriger. Aufgrund der Vielzahl an Terminen, häufigen Terminänderungen und -überschneidungen stellt die Terminüberwachung jedes Unternehmen vor eine große Herausforderung. Andererseits kann sich ein vergessener Geschäftstermin als fatal erweisen. Geschäftspartner reagieren verärgert oder das Unternehmen verliert einen lukrativen Auftrag. Die Erinnerungsfunktion dient also nicht nur dazu, an eine bestimmte Verabredung zu erinnern, sondern erhöht auch die Gewinnwahrscheinlichkeit und damit die Produktivität.
Wenn du ein Erinnerungstool verwendest, musst du dir keine Gedanken mehr darum machen, einen wichtigen Geschäftstermin zu vergessen oder nicht rechtzeitig darauf zu reagieren. Du wirst automatisch an die anstehende Verabredung erinnert und hast noch genug Zeit, um dich angemessen auf deinen Termin vorzubereiten und die benötigten Unterlagen zusammenzustellen.
Als Manager oder Sekretärin, aber auch privat benötigst du jederzeit einen guten Überblick über deine Projekte inklusive der zugehörigen Erledigungszeitpunkte. Obwohl von den meisten Menschen ein Höchstmaß an Belastbarkeit erwartet wird, ist es unrealistisch, gleichzeitig E-Mails zu checken, zu telefonieren und die eigenen Termine im Auge zu behalten. Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass gleichzeitiges Bearbeiten unterschiedlicher Aufgaben die Ausführung beeinträchtigt und vermehrt zu Fehlern führt.
Umso wichtiger ist die Erinnerungsfunktion, vor allem, wenn du deine Produktivität steigern und weniger Zeit für die Überwachung deiner Termine aufwenden willst. Erinnerungstools eigenen sich ebenso für die Aufgabenverwaltung und die Terminverwaltung sowie generell für alle Aufgaben, die einen bestimmten Abgabe- oder Erledigungszeitpunkt haben. Wenn du rechtzeitig an eine Aufgabe, die es zu erledigen gilt, erinnert wirst, kannst du sie fristgerecht bearbeiten und pünktlich abgeben. Deine Produktivität ist dadurch gesichert.
Bei einer effizienten Terminplanung müssen unterschiedliche Faktoren berücksichtigt werden. Dabei spielen nicht nur Tag und Uhrzeit von Besprechungen eine Rolle, sondern auch mögliche Vorbereitungsarbeiten, wie die Bereitstellung von Unterlagen und Dokumenten oder die Bestellung von Getränken und Mahlzeiten für Geschäftspartner, die am Meeting teilnehmen. Damit du rechtzeitig planen kannst, erinnert dich die Funktion an Abgabetermine, Besprechungs- oder Messetermine.
Moderne Computersysteme bieten darüber hinaus die Möglichkeit, für die Erinnerungsfunktion bestimmte Pufferzeiten festzulegen und diese individuell zu verändern. Erinnerungsfunktionen werden beispielsweise von Word und Excel [unter "Erinnerung hinzufügen"] zur Verfügung gestellt, andere Tools um Erinnerungen hinzuzufügen können von unterschiedlichen Betreibern zusätzlich erworben werden. Erinnerungen sind grundsätzlich für alle Termine, die für dich wichtig sind, von Bedeutung, unabhängig davon, ob es sich um berufliche oder private Projekte, Einkäufe und Arzttermine handelt.
Wenn du dir selbst Notizen machst und diese an den Computer oder den Kühlschrank heftest, besteht ein hohes Risiko, dass du den Termin vergisst. Vor allem bei hohem Arbeitsaufkommen, bei Stress oder Hektik neigen die meisten Menschen dazu, Termine, die irgendwo notiert wurden, zu übersehen oder zu vergessen.
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